Årshjul
Årshjul för föreningen
Varje förening har samma uppgifter som kommer tillbaka varje år. Årsstämma, väginspektion, budgetarbete. Ändå hamnar det i ordförandens huvud istället för på ett ställe där alla ser det. Gemensamheten har ett inbyggt årshjul som löser precis det.
Styrelsearbete som inte försvinner mellan huvudena
Det typiska mönstret: den erfarna ordföranden vet att väginspektionen ska göras i april och att försäkringen måste förnyas i november. Men när hen avgår efter tre år tar det minst ett år innan den nya styrelsen har koll på alla återkommande uppgifter. Saker missas, deadlines glöms.
Ett årshjul är egentligen en enkel sak - en lista med uppgifter sorterade per månad. Men poängen är att det finns på ett ställe där hela styrelsen ser det. Inte i ett privat dokument, inte i ordförandens kalender, utan i föreningens gemensamma portal.
När ett nytt arbetsår börjar kan ni nollställa alla klarmarkeringar med ett klick. Själva uppgifterna ligger kvar, så den nya styrelsen har en gemensam plan att fortsätta arbeta i.
När årsstämman närmar sig
Årshjulet visar när.
Föreningsåret visar nästa steg.
Årshjulet passar sådant som kommer tillbaka varje månad eller säsong. När det är dags för årsstämma öppnar ni i stället Föreningsåret: nio tydliga steg från första datumet till protokoll och överlämning.
Status och datum sparas per år. Skapa stämmomapp och kallelseutkast i de vanliga verktygen, utan en andra dokumentyta eller parallell utskickslista.
- 9 fasta steg
- Historik år för år
- Länkat till Dokument
- Valfritt för föreningen
Exempel: ett typiskt årshjul
Så här kan det se ut för en samfällighetsförening.
Januari
Förbereda bokslut. Sammanställa drift- och underhållskostnader.
Februari
Revisor granskar bokslut. Förbereda budget och debiteringslängd.
Mars
Skicka kallelse till årsstämma. Boka lokal.
April
Väginspektion. Begär in offerter på sommarens underhåll.
Maj
Årsstämma. Konstituera ny styrelse. Uppdatera firmatecknare hos bank.
September
Städdag eller annan gemensam aktivitet.
Oktober
Påbörja budgetarbete inför nästa år.
November
Förnya försäkringar. Kontrollera snöröjningsavtal.
Nästa steg är en förfrågan.
Det tar en minut. Jag hör av mig inom några dagar och sätter upp allt tillsammans med er.